Ngoài việc thành lập Văn phòng đại diện thì nhiều thương nhân nước ngoài khi thực hiện hoạt động đầu tư vào thị trường Việt Nam đã quyết định thành lập chi nhánh tại Việt Nam để thực hiện việc quản lý hoạt động đầu tư kinh doanh thương mại, đảm bảo việc đầu tư thực sự hiệu quả. Bàn về các vấn đề liên quan đến Chi nhánh của công ty nước ngoài và hoạt động của chi nhánh công ty nước ngoài, trong phạm vi bài viết này, đội ngũ chuyên gia và luật sư Luật Nam Phát chỉ xem xét đến thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam.
Công ty nước ngoài, hay được xác định là công ty, doanh nghiệp có 100% vốn đầu tư nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật nước ngoài. Công ty nước ngoài là một tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp, hoạt động thương mại một cách độc lập, thường xuyên và có đăng ký kinh doanh nên được xác định là thương nhân theo quy định tại Điều 6 Luật Thương mại năm 2005. Khi một thương nhân nước ngoài thực hiện việc đầu tư tại Việt Nam thì có thể thành lập chi nhánh tại Việt Nam nếu đáp ứng điều kiện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, theo quy định tại khoản 7 Điều 3 Luật Thương mại năm 2005 được xác định là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập và hoạt động thương mại tại Việt Nam theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc Điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.
Hiện nay, vấn đề điều chỉnh Giấy phép thành lập Chi nhánh tại Việt Nam của thương nhân nước ngoài (công ty nước ngoài) tại Việt Nam được quy định cụ thể tại Luật thương mại năm 2005, Nghị định 07/2016/NĐ-CP. Cụ thể:
Thứ nhất, về các trường hợp phải thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Chi nhánh tại Việt Nam của thương nhân nước ngoài (công ty nước ngoài).
Căn cứ theo quy định tại Điều 15 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của Thương nhân nước ngoài tại Việt Nam thì thương nhân nước ngoài (ở đây là công ty nước ngoài) phải thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Chi nhánh trong một số trường hợp như:
– Thương nhân nước ngoài (ở đây là công ty nước ngoài) có sự thay đổi về tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở;
– Thay đổi về tên gọi, nội dung hoạt động hoặc địa chỉ đặt trụ sở của Chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam;
– Thương nhân nước ngoài, ở đây là công ty nước ngoài thực hiện việc thay đổi nội dung hoạt động đầu tư ở Việt Nam mà hoạt động này có liên quan đến hoạt động của Chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam, ví dụ như thay đổi hạng mục, số lượng dự án đầu tư, hoặc thay đổi lĩnh vực đầu tư tại Việt Nam.
Thứ hai, về hồ sơ điều chỉnh Giấy phép thành lập Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
Khi phát sinh thay đổi liên quan đến hoạt động của Chi nhánh tại Việt Nam thuộc một trong các trường hợp phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Chi nhánh thì thương nhân nước ngoài cần chuẩn bị một bộ hồ sơ gồm:
• Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Chi nhánh (theo mẫu).
• Các giấy tờ, tài liệu làm căn cứ chứng minh nội dung thay đổi, điều chỉnh trong Giấy phép thành lập chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (ở đây là công ty nước ngoài) theo từng trường hợp.
Cụ thể, tùy vào từng trường hợp điều chỉnh Giấy phép đăng ký thành lập chi nhánh là do thay đổi tên gọi, trụ sở, hay nội dung hoạt động hay do thay đổi người đứng đầu Chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam mà trong hồ sơ cần có các giấy tờ, tài liệu chứng minh như sau:
– Bản sao các giấy tờ, tài liệu pháp lý chứng minh sự thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ, hoặc thay đổi nội dung hoạt động của công ty nước ngoài trong trường hợp điều chỉnh Giấy phép đăng ký thành lập chi nhánh công ty nước ngoài do thay đổi tên gọi, trụ sở hoặc nội dung hoạt động của công ty nước ngoài này.
– Văn bản, hoặc Quyết định của Công ty nước ngoài về việc cử/bổ nhiệm một người đứng đầu mới của Chi nhánh tại Việt Nam; các giấy tờ xác nhận về người đứng đầu cũ của Chi nhánh tại Việt Nam đã thực hiện xong các nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân tính đến thời điểm thay đổi và các giấy tờ tùy thân của người đứng đầu mới của Chi nhánh tại Việt Nam như: bản sao Chứng minh nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân (nếu người đứng đầu mới của Chi nhánh là người Việt Nam) hoặc bản sao Hộ Chiếu (nếu người đứng đầu mới của Chi nhánh là người nước ngoài) trong trường hợp điều chỉnh do thay đổi người đứng đầu Chi nhánh.
Những giấy tờ, tài liệu làm căn cứ chứng minh sự thay đổi tên gọi, địa chỉ trụ sở của Chi nhánh, thay đổi người đứng đầu của Chi nhánh phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam, đồng thời phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam. Còn đối với các giấy tờ, tài liệu chứng minh nội dung thay đổi trong trường hợp thay đổi Giấy phép thành lập chi nhánh do thay đổi người đứng đầu của Chi nhánh thì cần thực hiện việc dịch ra Tiếng Việt và chức thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh.
Thứ ba, về thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
Hiện nay, thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện theo quy định tại Điều 17 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, theo đó:
– Thương nhân nước ngoài cần làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập chi nhánh tại việt Nam trong thời hạn 60 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi theo quy định tại Điều 15 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
– Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ điều chỉnh Giấy phép thành lập Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam theo quy định được trích dẫn ở trên thì thương nhân nước ngoài có thể lựa chọn việc nộp hồ sơ trực tiếp hoặc nộp qua đường bưu điện hoặc nộp trực tuyến qua mạng đến Cơ quan cấp Giấy phép thành lập chi nhánh tại Việt Nam cho thương nhân người nước ngoài. Trong đó, Cơ quan cấp Giấy phép thành lập chi nhánh tại Việt Nam cho thương nhân người nước ngoài được xác định là Bộ Công thương theo quy định tại Điều 6 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
– Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan cấp Giấy phép phải kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ.
– Trừ trường hợp việc điều chỉnh nội dung hoạt động của Chi nhánh chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành hoặc việc điều chỉnh dẫn đến nội dung hoạt động này không còn phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, thì trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp Giấy phép (ở đây là Bộ Công thương) phải quyết định về việc điều chỉnh hoặc không điều chỉnh Giấy phép thành lập Giấy phép thành lập Chi nhánh. Trường hợp không điều chỉnh phải có văn bản nêu rõ lý do.
Nếu thuộc trường hợp nội dung hoạt động của chi nhánh sau khi điều chỉnh không còn phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc không có văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành quy định thì trường hợp này, trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Công thương sẽ gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Bộ Công thương, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý điều chỉnh Giấy phép thành lập Chi nhánh tại Việt Nam của thương nhân nước ngoài. Sau khi nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Bộ Công thương phải quyết định về việc điều chỉnh hoặc không điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không điều chỉnh phải có văn bản nêu rõ lý do.
Như vậy, cũng giống như việc điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, đối với việc điều chỉnh Giấy phép thành lập chi nhánh tại Việt Nam của thương nhân nước ngoài – ở đây là Công ty nước ngoài cũng được thực hiện khi thương nhân nước ngoài đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định và thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục điều chỉnh theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
